אחד מכלי הניהול החשובים ביותר בעידן המודרני הוא כלי הפרזנטציה. זה לא שהכלי הזה לא היה חשוב בעבר, אלא שהיום ישנם כל כך הרבה אמצעים שמאפשרים לנו להציג את המסר שלנו בצורה בהירה, ברורה ומשכנעת, שהשימוש בהם הפך לסטנדרט שיכול להשפיע על איכות הניהול ביחס לאלטרנטיבות. מזה בדיוק פרזנטציה ומה חשוב לדעת על הפורמט הדיגיטלי שלה? על כך בשורות הבאות.
מה זה פרזנטציה?
ובכן, השימוש במונח פרזנטציה שכיח מאוד סביב הפורמט הדיגיטלי שלו, אך בפועל מדובר בכל מצג שמיועד להסביר, לשכנע או פשוט להעביר מידע או מסר. כך למשל, כאשר ממציא רוצה להציג את הפטנט שלו למשקיע פוטנציאלי, המצגת שהוא מציג בפניו היא למעשה הצגת הפטנט או אב הטיפוס ומתן הסבר על אופן פעולתו ותרומתו של הפטנט. ככלל, פרזנטציה צריכה לכלול בתוכה את כל האלמנטים שרוצים להציג בפני קהל היעד. אם מדובר בהצגה של מוצר או פריט פיזי, הרי שצריך לכלול במצגת את המוצר או הפריט עצמו. אם מדובר בהצגה של מידע או מסר, יש להציג את המידע הנדרש ועל פי הצורך להיעזר בחפצים פיזיים לצורך המחשה. יחד עם זאת, בכל סוג של מצגת, תמיד נדרשת פרזנטציה שתפקידה הוא להעביר מידע. בין שמדובר על הצגת נתוני העסק, בין שמדובר על הצגת רעיון עסקי או תחזית כלכלית ובין שמדובר בהצגת מוצר חדש או פטנט חדש, בכל המקרים הללו נדרש מרכיב של הצגת מידע ולשם כך נועדה מצגת דיגיטלית.
על מה חשוב להקפיד בבניית פרזנטציה דיגיטלית?
ובכן, כל מצגת מכל סוג, חייבת להיות תמציתית ולהתמקד בעיקר. מצגת נועדה למצבים בהם אנחנו רוצים להסביר דברים שהם מספיק מורכבים בכדי להעלות אותם על הכתב ולהציג אותם בצורה בהירה. במצב זה, קל מאוד להיסחף ולייצר מצגת ארוכה עם המון טקסט והמון דוגמאות, שלכולם יש בוודאי ערך אבל אם איבדנו את הקשב של המאזינים, הערך הזה לא ימומש. מצגת חייבת להיות תמציתית, היא חייבת לכלול המחשות גרפיות כשיש צורך להסביר קונספטים מורכבים והיא צריכה להיות בנויה למאזין ולא לאדם שמעביר את המצגת. פעמים רבות, אנשים המבצעים פרזנטציה מול אחרים, מכניסים אל המצגת את כל הדברים שהם מעוניינים לומר ופשוט מקריאים את תוכן המצגת כמעט מילה במילה. לא לכך נועדה פרזנטציה דיגיטלית ולא כך אפשרי להשיג את מטרותיה.
את המצגת שלכם אתם רוצים לבנות עבור המאזינים, כשאתם עצמכם צריכים ללמוד את כל מה שאתם רוצים להגיד במהלכה בעל פה, או לכתוב את הדברים על דף, אבל לא במצגת. כמו כן, חשוב מאוד שהמצגת תהיה עשויה היטב בצורה גרפית, שלא תהיה מצועצעת מדי ושתשדר את הערכים שאותם אתם רוצים לשדר למאזינים: יעילות, חוכמה, דיוק, אלגנטיות וכן הלאה.
